О заказчике

Крупнейший мировой Концерн «Сименс АГ» представлен в 192 странах мира. В России «Сименс» работает по всем традиционным направлениям своей деятельности и присутствует в 30 регионах страны. Заказчиком проекта выступил Департамент Corporate Information Office Сименс России.

Ситуация

«Сименс» – одна из самых высокотехнологичных мировых компаний, стремится к стандартизации процессов управления и использованию современных и наиболее удобных для пользователей технологий.

Microsoft Project является корпоративным стандартом для управления проектами концерна «Сименс АГ». Кроме того, в концерне разработаны процессы и формы документов для управления проектами.

Департамент CIO Сименс России ведет одновременно множество проектов в сфере автоматизации подразделений компании, среди которых внедрение SAP, корпоративной системы документооборота, CRM и т.д. В Департамент постоянно поступают запросы на работы и проекты от пользователей в других подразделениях. Для упорядочения деятельности департамента и установления соответствия мировым стандартам в Департаменте CIO был инициирован проект разработки и внедрения корпоративных стандартов системы управления проектами. Руководителем проекта был назначен менеджер подразделения ITS Александр Павлович. В Управляющий комитет проекта вошли руководитель подразделения ITS Дмитрий Сиднев и Head of CIO Сергей Пегасов, оказывающие организационную поддержку всем проводимым изменениям в Департаменте.

Были декларированы следующие цели проекта:

• Получение оперативной информации о статусе задач и проектов, контроль процента выполнения;
• Расчет затрат и построение объективной схемы их распределения;
• Учет и оптимизация использования трудовых ресурсов в департаменте;
• Достижение целей, решение поставленных задач в установленные сроки и в рамках утвержденного бюджета.

Для реализации проекта была выбрана компания «Богданов и партнеры». В задачи консультантов входило разработать стандарт управления проектами в Департаменте CIO и описать процессы управления проектами, ориентируясь на разработанные в компании стандарты. Компания «Богданов и партнеры» является партнером «Сименс» и ранее реализовывала для нее проекты по установке и настройке Microsoft ЕРМ, а также обучение сотрудников Департамента по использованию Microsoft ЕРМ.

Выбор технологии

Реализация стандартов основана на использовании систем Microsoft Enterprise Project Management (EPM) – планирование, отслеживание и контроль осуществляемой деятельности, и Livelink – система управления электронным документооборотом. В будущем планируется включить в процесс работы стандартов систему SAP.

Решение

В ходе проекта специалистами подразделения CIO ITS совместно с консультантами «Богданов и партнеры» было проведено обследование бизнес процессов департамента, разработана регламентирующая документация («Стандарты управления проектами департамента CIO»), формы проектных документов и отчетов, а также шаблоны проектов в Microsoft ЕРМ для каждого из подразделений Департамента.

При создании проекта на основе шаблона со стандартными фазами и вехами проекта, соответствующими общему процессу управления проектами, в Microsoft ЕРМ автоматически на основе шаблона формируется проектная комната в Livelink. В проектной комнате сохранены все шаблоны проектных документов и примеры их заполнения. В проекте для каждой задачи присвоена ссылка на шаблон проектного документа. Регулярно проводится аудит проектов на наличие всей необходимой документации, соблюдению стандартов качества и процессов управления проектами.

Все проекты и текущая деятельность Департамента CIO учитывается в Microsoft ЕРМ.

Каждый сотрудник отчитывается о затраченном на задачи времени в Project Web Access. Руководители проектов и подразделений анализируют загрузку сотрудников, ход проекта и другую аналитическую информацию в Project Web Access и Project Professional.

После разработки стандартов для сотрудников Департамента CIO была проведена серия специально разработанных тренингов по обучению сотрудников работе в новых процессах управления проектами и использованию шаблонов документов и проектов.

Результаты

Вся деятельность Департамента учитывается и отслеживается с помощью Microsoft ЕРМ. Электронные версии документов хранятся в Livelink. Руководство Департамента CIO получает оперативную информацию и отчетность по проектам. Стандартизация процессов управления проектами увеличила управляемость в департаменте и коммуникации с заказчиками проектов. Кроме того, расчет отслеживание затрат проектов и трудозатрат сотрудников позволил с большей точностью калькулировать стоимость проектов и экономить затраты.

Перспективы

В настоящее время командой проекта реализуется проект по настройке финансовой и оперативной отчетности по проектам для руководства Департамента. Отчетность формируется на основе данных Microsoft ЕРМ в Microsoft Excel. В рамках дальнейшего сотрудничества между компанией «Богданов и партнеры» и «Сименс» планируется расширять использование функциональности и возможности по интеграции Microsoft EPM.

О партнере

Компания «Богданов и партнеры» – сертифицированный партнер корпорации Microsoft с компетенцией по Microsoft Project, возглавляется известным консультантом и автором нескольких книг по управлению проектами Вадимом Богдановым. Миссией компании является предоставление клиентам консультаций и технологий для повышения эффективности бизнеса. В компании работает команда высококвалифицированных консультантов в области управления проектами.

Компания «Богданов и партнеры» активно работает с крупнейшими компаниями России и является технологическим лидером в области внедрения Microsoft Project. Компанией разработан ряд продуктов, расширяющих функциональность Microsoft Project Professional и Microsoft EPM, которые используются во всем мире. Один из продуктов компании получил первое место на международном конкурсе, проводимом Microsoft среди партнеров.