В данной статье автор подробно рассказывает про управление знаниями в проектах. В первую очередь, в статье приводятся все преимущества управления знаниями и рассказывается, как это может упростить жизнь команды проекта.

Управление знаниями для проектной команды

Управление знаниями – эффективное управление информацией о проекте. Более конкретно, речь идет о восприятии информации, которая находится в головах людей и является доступной для общества. Это то, к чему руководители проекта должны быть готовы и иметь возможность использовать, особенно если их проекты информационно интенсивные.

 В конечном счете, все мы чувствуем важность полученной и неполученной информации, особенно, когда члены команды владеют информацией о каком-нибудь ноу-хау.

 Как технический писатель, я заметил провалы управления знаниями различных областей, например, коммерческое, федеральное правительство и неправительственные организации. Основные причины неудач – непродуманные процессы и сложные наборы инструментов. Когда управление знаниями становится трудной задачей для занятых проектных команд, они начинают пропускать эти задачи или выполнять тогда, когда найдется время.

 Следующие четыре способа управления знаниями помогут вам собрать высокопроизводительную проектную команду.

1. Управление знаниями и облако

Рост облачного софта для управления проектами и программ для сотрудничества/общения приводит к большим изменениям. Команды теперь могут структурировать свои документы и проектную коммуникацию, а также зафиксировать все свои знания в браузере или мобильном устройстве. Все это является частью естественного рабочего процесса.

Проектные команды, использующие эти инструменты, отмечают некоторые важные особенности (возможности):

• Управление данными и информацией
• Поиск и извлечение информации, через поисковую систему платформы
• Управление версиями документа через систему, идентифицирующую последнего автора, дату изменения и другую релевантную информацию
• Поддержка проектного и информационного рабочих процессов, с использованием интегрированного помощника

Эти инструменты значительно упрощают жизнь команде, но менеджер проекта должен следить за тем, чтобы это программное обеспечение использовалось правильно. Речь идет о правильной централизации и структурировании всей информации в облаке с учетом всех норм безопасности, чтобы в дальнейшем любой участник команды смог найти ее и воспользоваться.

Исходя из своего большого опыта технического писателя, я сделала вывод, что проекты, основанные на облаке и платформы для взаимодействия, стали центральной частью проектной информации.

2. Управление знаниями и ваш план проекта

Вы не достигнете нирваны управления знаниями, просто внедрив облачные инструменты. Вместо этого, вам все еще нужно будет связать управление знаниями из вашего личного опыта и непосредственно сам план проекта.

Есть много литературы о создании полноценной стратегии управления знаниями, но имейте в виду, что вся эта информация не делает фокус конкретно на этом. В основном, в этих книгах собраны простые практики управления знаниями в регулярной проектной деятельности.

 Ниже рассмотрены некоторые простые способы как сделать управление знаниями частью вашего проектного плана:

Ищите способы включения аудита для бизнеса и технических задач с помощью облачных инструментов.

Задокументируйте программный код, т.к. это является одной из обязательных задач.

Разместите проектный документ в центральное хранилище на длительный период.

3. Управление знаниями как часть командного взаимодействия

Вот пять примеров того, как сотрудничество внутри команды применяется к управлению знаниями:

• Проектные вопросы, ответы и мозговой штурм интегрируются в одном месте как часть естественно рабочего процесса команды.
• Дает командам центральное документохранилище в облаке.
• Создание документов и их обработка происходят через облако.
• Позволяет командам записывать видео конференции и звонки, и хранить весь материал в облаке, для дальнейшего просмотра.
• После оформления проекта, все архивы сохраняются в облаке и доступны для поиска.

4. Управление знаниями и подрядчики

Подрядчики, имеющие важные роли в команде включая управленцев, инженеров, дизайнеров становятся наиболее ценными, т.к. они владеют очень важной информацией/знаниями, а вы не хотите, чтобы вся эта информация вышла за дверь, когда закончится контракт.

Чтобы не было утечки знаний, рекомендуется использовать более простые модели использования документов, например, Вики и платформы для управления проектами (с такими социальными инструментами как новостная лента и обсуждения). Когда эти технологии интегрированы в рабочий процесс, знания, покидающие голову важного человека, фиксируются в облаке. Иными словами, подрядчик занимается управлением знаний, при этом, не подозревая об этом.

Смотрите в будущее

Управление знаниями много лет назад считалось достаточно сложным процессом. В будущем же, это будет процветать благодаря облачным инструментам управления проектами, которые делают процесс сбора информации существенно проще и более доступной для членов команды.