Концепция (от лат. conceptio – понимание) – ведущий замысел, конструктивный принцип, определяющий стратегию действий. Очевидно, что внедряя корпоративную систему управления проектами (КСУП), не имея продуманной концепции КСУП, организация существенно снижает шансы на успешное внедрение КСУП.

Состав концепции КСУП

Впервые структура концепции КСУП была представлена в книге В.В. Богданова «Управление проектами. Корпоративная система шаг за шагом» в 2012 году. По мнению автора, концепция КСУП должна давать ответы на вопросы:

• что является проектом в организации;
• каким образом должны формироваться проектные команды и мотивироваться участники проектов;
• каков должен быть объем нормативной базы по управлению проектами, портфелями, программами;
• какими функциями наделить Офис управления проектами;
• какой объем автоматизации требуется для эффективного управления проектами.

Концепция описывает будущую КСУП в среднесрочной перспективе (2-3 года) и этапы ее развития. Наличие согласованной концепции КСУП позволяет более эффективно реализовывать проект, привлекать подрядчиков, рассчитывать потребность в проектном персонале и обучении и т.д.

Как разработать концепцию КСУП?

Наименее затратный способ разработки концепции КСУП – приобрести книгу «Управление проектами. Корпоративная система шаг за шагом». Пройдя по всем разделам соответствующей главы книги и дав на них ответы, Вы получите готовую концепцию КСУП.

Однако этот способ несет и ряд сложностей. Дело в том, что концепция должна быть согласована и принята всеми менеджерами, которых затрагивает внедрение КСУП. А это значит, что необходимо, чтобы все они прочитали эту книгу, дали свои собственные ответы на вопросы, касающиеся концепции КСУП, и затем обсудили их между собой. В очень малом числе организаций удается организовать работу именно таким образом. Кроме того, чтение книги коллегами может сильно затянуться.

Поэтому наиболее эффективным способом разработки концепции КСУП является привлечение куратора. Куратор внедрения проведет для группы менеджеров семинар, в ходе которого даст все необходимые разъяснения касательно компонентов КСУП и подходов к их разработке. Очень важно, что куратор обладает существенным опытом внедрения КСУПов – более 100 проектов в течение более 10 лет. Куратор может дать многочисленные примеры, касающиеся аспектов внедрения, развеять сомнения, помочь разрешить противоречия участников.

На семинаре куратор не только детально информирует о том, из чего состоит такое КСУП. Куратор задаст все вопросы, инициирует обсуждения, по итогам которых прямо на семинаре будет сформирован согласованный всеми участниками черновик концепции КСУП. Затем в течение 1-2 дней после завершения семинара куратор и ответственный сотрудник со стороны Заказчика готовят окончательную версию документа, и он отправляется на формальное согласование.

При разработке концепции КСУП важно реалистично оценивать уровень зрелости организации, в которой проходит внедрение. Куратор может провести такую оценку, причем как до семинара по разработке концепции КСУП, так и на нем. Это также существенно снижает затраты организации на внедрение КСУП, снижает риски и повышает шансы на успешную реализацию проекта.