Заказчик

Компания REDLAB с 1992 года работает в сфере информационных технологий, оказывая комплекс услуг в области системной интеграции, корпоративного тренинга и построения корпоративных информационных систем.

Одно из ключевых направлений деятельности компании – создание и внедрение информационных систем управления предприятием на платформе SAP – REDLAB является сервис-партнером SAP и крупнейшим поставщиком и разработчиком комплексных решений для автоматизации деятельности образовательных учреждений и бюджетных организаций.

Клиентами компании REDLAB являются ведущие образовательные учреждения на всей территории РФ, крупнейшие телекоммуникационные компании и операторы сотовой связи, финансовые учреждения России и Европы, предприятия ТЭК, а также многие другие промышленные предприятия и коммерческие организации.

Ситуация и предпосылки

Развитие компании подготовило почву для совершенствования процессов управления проектами:

• Рост бизнеса и заключение новых партнерских соглашений привели к значительному увеличению числа проектов и потребности в эффективном планировании и распределении ресурсов по проектам.
• Специфика внедренческих проектов, с учетом особенностей работы с бюджетными организациями (в частности – университетами) накладывала особые требования к управлению проектами в условиях очень жестких ограничений по ресурсам.
• Матричная организация ведения проектов, наряду с необходимостью тщательного контроля бюджета по каждому проекту, обусловила необходимость точных оценок и анализа трудозатрат по задачам.
• Положительный опыт специалистов компании по управлению отдельными проектами в Microsoft Office Project Professional определил выбор компании в пользу создания корпоративной системы управления всем портфелем проектов компании (КСУП).

Технологии

Построение системы управления проектами основано на использовании технологий Microsoft Enterprise Project Management (EPM) – планирование, отслеживание и контроль осуществляемой деятельности.

Project Professional 2003 – настольная система для планирования и управления корпоративными проектами; Microsoft Office Project Server 2003 – обеспечивает поддержку функций управления корпоративными проектами и ресурсами, а также возможности совместной работы в рамках решения для корпоративного управления проектами; Microsoft Office Project Web Access – это технология, предоставляющая пользователям доступ к данным по проектам и ресурсам, хранящимся на сервере Project Server. Все участники проекта, которым необходим доступ к Project Server, но не требуются средства планирования Project Professional 2003 пользуются компонентом Project Web Access через веб-обозреватель для просмотра и обновления данных.

Решение

Для реализации проекта была выбрана компания «Богданов и партнеры». Ранее компания «Богданов и партнеры» проводила обучение сотрудников компании по курсам «Администрирование EPM», «Управление проектами в Microsoft Project Professional» и «Управление портфелем проектов в Microsoft Project Server». Полученные на обучении навыки позволили сотрудникам начать использование системы ЕРМ, после чего руководством компании REDLAB было принято решение привлечь консультантов «Богданов и партнеры» для дальнейшего развития системы Microsoft EPM в своей организации.

Было проведено обследование и формализация процессов управления проектами. Консультанты компании «Богданов и партнеры», в соответствии с собственной методикой разработки корпоративных стандартов управления проектами на основе методологии PMI, работали совместно со специалистами REDLAB. Был разработан Регламент управления проектами, описывающий процессы управления проектами компании, а также Инструкции пользователей программного обеспечения. Аналитическая работа велась итерационно – поочередно документы дополняли аналитики «Богданов и партнеры» и REDLAB.

На основе Регламента управления проектами было развернуто решение Microsoft Project Server 2003 и осуществлена настройка всей системы под специфику бизнес-процессов компании.

Модульная архитектура Microsoft EPM и полная преемственность версий продукции Microsoft позволили осуществить внедрение системы с централизованным подключением пользователей Microsoft Project Professional к Microsoft Project Server 2003 с миграцией архива проектов, базы знаний компании без потери информации и в кротчайшие сроки.

Переход REDLAB на серверное решение Microsoft EPM позволил создать информационное пространство участников проекта. Общее коммуникационное поле Project Web Access ускорило процессы коммуникаций между руководителями и исполнителями проекта и вывело передачу указаний, получение отчетов и согласования вопросов в режим реального времени.

Менеджеры проектов получили возможность вести укрупненное планирование работ для заказчика и наряду с более детальной декомпозицией на уровне исполнителей проекта в компании.

Елена Коноплева, руководитель отдела корпоративных информационных систем компании REDLAB:

«Серверное решение Microsoft Project с настройками под специфику бизнес-процессов компании позволяет вести учет затрат по проектам, решать задачи оперативного управления ресурсами».

Средствами Microsoft EPM происходит генерация куба аналитической OLAP-отчетности из накопленной проектной информации в базе данных Microsoft Project Server 2003. В условиях роста количества проектов менеджеры программ проектов получили полноценный инструмент для систематизации и анализа портфеля проектов и, как следствие, выработки и контроля управленческих решений как по отдельным проектам и задачам, так и по всему пулу проектов.

Возможность использовать единый пул ресурсов, с возможностью поиска исполнителей работ в соответствии с заданными навыками – незаменимый инструмент в любой проектно-ориентированной компании стремящейся к рациональному использованию ресурсов в проектах и значительному снижению издержек. Именно это средство было предоставлено менеджерам проектов REDLAB с внедрением Microsoft Project Server 2003.

Результаты

По завершении проекта были достигнуты результаты:

• Сокращение времени коммуникаций и общего времени реализации проектов за счет построения единого информационного пространства участников проекта на базе Microsoft EPM.
• Построение единого структурированного проектного хранилища данных совместно со средствами анализа и OLAP-отчетности на базе Microsoft Project Server 2003. Улучшение механизма управления портфелями проектов, информационная поддержка руководителей для выработки и контроля исполнения решений.
• Использование единого пула ресурсов компании в Microsoft Project Server 2003 и реализация двойного учета (для заказчиков и компании), и повышение эффективности планирования и распределения ресурсов.

Игорь Терехов, руководитель бизнес-практики SAP, REDLAB:

«С помощью Microsoft Project мы смогли повысить качество управления проектами и усовершенствовать процедуры планирования и контроля проектов. Все это помогло нам повысить рентабельность бизнеса и получить существенное преимущество перед нашими конкурентами».

Итог

Комплексное внедрение решения Microsoft EPM было проведено в 2004 году. Начиная с 2005 года решение активно используется при управлении проектами в подразделениях, осуществляющих разработку и внедрение информационных систем на платформе SAP.

Наибольший эффект был достигнут в части контроля использования ресурсов и анализа выполнения сроков и бюджетов проектов. В ходе проекта был выявлен ряд узких мест в организации планирования работ, по многим из которых в ходе проекта приходилось принимать соответствующие организационные шенения. настоящее время компания продолжает самостоятельно развивать процессы управления проектами без участия консультантов, что свидетельствует о высоком качестве проведенных работ по внедрению Microsoft EPM.

Вадим Богданов, генеральный директор компании «Богданов и партнеры»:

«Мы рады, что смогли помочь клиенту в решении его бизнес-проблем. Это совместный успех, который стал реальностью благодаря активному участию сотрудников REDLAB в проекте».

Перспективы

В ближайшей перспективе Заказчик планирует совершенствование системы планирования проектов установку RealTimeTracker – разработку компании «Богданов и партнеры» для Microsoft Project Server 2003 для более точного учета затрат рабочего времени сотрудников на выполнение задач в рамках проектов.

О партнере

Компания «Богданов и партнеры» – сертифицированный партнер корпорации Microsoft с компетенцией по Microsoft Project, возглавляется известным консультантом и автором нескольких книг по управлению проектами Вадимом Богдановым. В компании работает команда высококвалифицированных консультантов в области управления проектами.

Компания «Богданов и партнеры» активно работает с крупнейшими компаниями России и является технологическим лидером в области внедрения Microsoft Project. Компанией разработан ряд продуктов, расширяющих функциональность Microsoft Project Professional и Microsoft EPM, которые используются во всем мире. Один из продуктов компании получил первое место на международном конкурсе, проводимом Microsoft среди партнеров.