Департамент CIO российского подразделения корпорации «Сименс» вводит в тестовую эксплуатацию систему управления проектами на основе Microsoft Office Project Server 2007. Новая версия уже используемого департаментом продукта позволяет решить ряд проблем, связанных с учетом трудовых ресурсов, затраченных на выполнение проектов в других подразделениях корпорации. Новый функционал, внедренный в Microsoft Project Server 2007, позволяет гибко подсчитывать временные затраты департамента, отправляя в бухгалтерию информацию, которой ранее не существовало в системе.

О компании

Концерн «Сименс АГ» действует более чем в 190 странах мира и объединяет свыше 420 тысяч сотрудников. «Сименс» в России представлен ООО «Сименс» и целым рядом дочерних российских компаний и предприятий с участием «Сименс», среди которых ЗАО «Ижтел», ОАО «Силовые Машины», ОАО «Калужский Турбинный Завод», ООО «Интертурбо», ОАО «Невский завод» и многие другие.

В России интересы концерна представлены в следующих сферах: телекоммуникации, производство, передача и распределение энергии, транспортная техника, техника автоматизации и приводы, комплексные решения и услуги для промышленности, автоматизация и безопасность зданий, медицина и слуховые аппараты. Региональные офисы компании расположены в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Самаре, Хабаровске, Новосибирске и Ростове-на-Дону. Численность сотрудников российского «Сименс» составляет около 4 тысяч человек, оборот компании – более 1,5 млрд. евро.

Ситуация

Департамент CIO российского Департамент корпоративной информации и процессов (CIO) российского представительства «Сименс» отвечает за реализацию проектов автоматизации подразделений компании, в том числе за внедрение системы управления SAP ERP, SAP CRM, SAP BW, корпоративных систем документооборота и многое другое. 80 сотрудников Департамента ежедневно отвечают на множество запросов на работы от пользователей других подразделений. Департамент CIO «ООО Сименс» оказывает ИТ услуги бизнес департаментам компании и выставляет счета на основе затраченных на задачи часов.

Вадим Богданов, генеральный директор лидера рынка управления проектами, компании «Богданов и партнеры»:

«В 2004 – 2006 годах в Департаменте CIO был реализован совместный проект внедрения информационной системы управления проектами и создания Корпоративного стандарта управления проектами. В настоящее время Департамент ориентируется на развитие системы управления».

Основными целями проекта являлись:

• Получение оперативной информации о статусе задач и проектов, контроль процента выполнения;
• Расчет затрат и построение объективной схемы их распределения;
• Учет и оптимизация использования трудовых ресурсов в Департаменте;
• Достижение целей, решение поставленных задач в установленные сроки и в рамках утвержденного бюджета.

Дмитрий Сиднев, руководитель подразделения CIO ITS «Сименс»:

«Для решения задач управления проектами в Департаменте было развернуто решение Microsoft Enterprise Project Management 2003. Microsoft Project успешно используется для решения аналогичных задач в подразделениях «Сименс АГ» по всему миру. У нас с его помощью удалось решить большую часть задач управления проектами. С помощью компании «Богданов и партнеры» был создан корпоративный стандарт управления проектами и шаблоны проектных документов».

Однако, в ходе работы с системой была выявлена невозможность решить ряд существенных для Департамента задач. Критической проблемой оставалась сложность учета времени и заполнения табелей рабочего времени сотрудников.

Вадим Богданов, генеральный директор лидера рынка управления проектами, компании «Богданов и партнеры»:

«В Microsoft Enterprise Project Management 2003 затраты времени сотрудником строго привязаны к задачам, имеющимся в проекте. Если в проекте появлялась новая, ранее не учтенная задача, ее необходимо было создать, утвердить у руководителя проекта, и только после этого задача попадала в проект, и на нее можно было списать время. В целом получается достаточно сложная процедура».

Еще одной потребностью являлась возможность учета оплачиваемого и не оплачиваемого времени для одной и той же задачи, а также учета внепроектных задач (например, телефонные звонки, поручения руководства и т.д.).

Гибкость схемы работы сотрудников ограничивалась лишь одноуровневой системой утверждения затраченного времени: трудозатраты сотрудника мог утвердить только соответствующий менеджер проекта.

Вадим Богданов, генеральный директор лидера рынка управления проектами, компании «Богданов и партнеры»:

«В Microsoft Project 2007 при заполнении недельного таймшита сотрудник может внести в него задачи, которых нет ни в одном проекте. Такие задачи будет утверждать непосредственный руководитель сотрудника, а не менеджер проекта. Кроме того, для одной и той же проектной задачи можно отдельно учесть время, оплаченное заказчиком, и время неоплаченное, но дополнительно потраченное сотрудником на этот проект».

Дмитрий Сиднев, руководитель подразделения CIO ITS «Сименс»:

«В Microsoft Project 2003 сотрудник не имел возможности отменить свои действия, таким образом, на исправление случайной ошибки могло уйти много рабочего времени, причем часть работы по созданию проекта и задач в этом случае приходилось выполнять заново. Кроме того, в Microsoft Project 2003 отсутствовала возможность отслеживать внесенные в проект изменения: менеджер видел только первоначальный и окончательный варианты проекта».

Проблемой также являлись ограниченные возможности OLAP-отчетности, которая не отражает некоторых полей данных системы, необходимых для анализа. Таким образом, назрела необходимость улучшения существующей информационной системы управления.

Дмитрий Сиднев, руководитель подразделения CIO ITS «Сименс»:

«Первые презентации новых возможностей Microsoft Project 2007 прошли в «ООО Сименс» уже в мае 2006 года. Изменения в продукте, связанные с возможностями учета рабочего времени, заинтересовали руководство Департамента, и тогда же было решено принять участие в программе раннего внедрения продуктов Microsoft. Необходимые нам средства учета времени могли быть разработаны на базе Microsoft Project 2003, например, специалистами компании «Богданов и Партнеры», или их можно было получить в новой версии Microsoft Project 2007, в которой уже есть весь необходимый функционал. В этой ситуации, ранний переход на новую версию Microsoft Project для «ООО Сименс» был более экономически выгоден».

На специалистов компании «Богданов и Партнеры» была возложена задача адаптации новых возможностей под корпоративные требования Департамента CIO.

Решение

Внедрение Microsoft Enterprise Project Management 2007 в компании «ООО Сименс» началось с пилотного проекта, в который была включена только часть сотрудников департамента CIO.

Вадим Богданов, генеральный директор лидера рынка управления проектами, компании «Богданов и партнеры»:

«Сам по себе переход от Project 2003 к Project 2007 прошел без каких-либо осложнений. В новой версии полностью сохранились используемые в компании шаблоны проектов. Для пользователей переход носил эволюционный характер. Большинство работ по проектам в Project 2007 выполняются проще, чем в Project 2003».

Сотрудники по-прежнему могут получать информацию по проектам и отчитываться о выполнении задач и затраченном на работу времени в Project Web Access. Руководители проектов и подразделений анализируют загрузку сотрудников, ход проекта и другую аналитическую информацию в Project Web Access и Project Professional.

Учет времени использовался и в старой версии Microsoft Project, однако в новой версии появился ряд существенных улучшений, главное из которых – это разделение отчетов по затраченному времени и самих проектов. Решение на основе Microsoft Project Server 2007 позволяет отдельно отмечать время, потраченное на выполнение определенных задач, а также вести совершенно самостоятельный учет времени сотрудника, потраченного за всю неделю, в который сотрудник сам вставляет нужные строки.

Дмитрий Сиднев, руководитель подразделения CIO ITS «Сименс»:

«Новая версия Microsoft Project позволяет учитывать одну и ту же задачу дважды, к примеру, в двух различных временных категориях – оплачиваемое и неоплачиваемое время».

Специалистами компании «Богданов и Партнеры» были адаптированы под корпоративные стандарты «ООО Сименс» новые возможности по утверждению времени. Если в старой версии указанное сотрудником в отчете время мог утвердить только соответствующий менеджер, то теперь эта функция доступна целому ряду сотрудников руководства, и даже самому заказчику.

Вадим Богданов, генеральный директор лидера рынка управления проектами, компании «Богданов и партнеры»:

«Для некоторых задач подобная цепочка утверждения времени может быть просто незаменимой. Какие-то проекты утверждает менеджер, в то время как другие утверждаются заказчиком и уже после этого попадают на рабочий стол менеджера».

Еще одним плюсом новой системы явилась возможность назначить задачу целому отделу или группе сотрудников, не выбирая каждого исполнителя. Наиболее востребованным с точки зрения пользователей оказалось улучшение, связанное с многократной отменой действий. Если в Project 2003 существовала возможность отмены только определенного списка действий и только на один шаг, то в Project 2007 можно отменить любую последовательность операций.

В ходе эксплуатации в новой системе были задействованы дополнительные возможности, такие как:

• «Proposals». Возможность создания проекта сразу в Project Web Access, и дальнейшая его детализация в Project Professional. Эта возможность используется на этапе инициации проекта, и сотрудниками, находящимися в командировках, не имеющими возможности использовать клиентскую версию Project Professional.
• Новые возможности OLAP-отчетности, позволяющие строить любые отчеты в системе, и отражающие развернутые подсказки по каждой ячейке отчета.
• Система Microsoft EPM успешно функционирует уже в течение двух месяцев. На данный момент Департамент полностью готов к введению Microsoft Project Server 2007 в полноценную эксплуатацию.

Преимущества

Несмотря на то, что пока проект находится на стадии тестовой эксплуатации, Microsoft Project Server 2007 уже достаточно активно используется. Параллельно ведется около 30 проектов. Запуск полной системы будет произведен сразу же после выхода официальной версии программного продукта.

Перед введением в полноценную эксплуатацию Microsoft Project Server 2007 специалисты компании «Богданов и Партнеры» планируют провести обучение сотрудников Департамента CIO новым возможностям системы.

Вадим Богданов, генеральный директор лидера рынка управления проектами, компании «Богданов и партнеры»:

«Мы создали учебную программу по новой версии Microsoft Project Server 2007 и впервые презентовали ее разным сотрудникам Департамента CIO еще в мае 2006 года. В рамках этой программы мы проводили семинары, на которых уже тогда показывали различные аспекты продукта. Сейчас мы продолжим обучение».

Переход на Microsoft Project Server 2007 позволил решить многие задачи, критичные для деятельности Департамента CIO компании «ООО Сименс». Гибкость работы сотрудников была существенно повышена за счет многоуровневой системы утверждения затраченного времени, присутствующей в Microsoft Project Server 2007.

Дмитрий Сиднев, руководитель подразделения CIO ITS «Сименс»:

«Новая версия Microsoft Project Server 2007 – это следующая эволюционная ступень. В этой версии Microsoft Project появились те возможности учета времени. Теперь финансовый отдел при формировании счетов и отчетов может получать ту информацию, которой в системе ранее просто не существовало. Вероятно, в будущем будет инициирован проект перехода на Microsoft Project Server 2007 всех подразделений ООО Сименс».

О партнере

Компания «Богданов и Партнеры» – золотой сертифицированный партнер корпорации Microsoft. Компания была образована известным консультантом по управлению проектами и автором нескольких книг по Microsoft Project Вадимом Богдановым. Миссией компании является предоставление клиентам консультаций и технологий для повышения эффективности бизнеса. В компании работает команда высококвалифицированных консультантов в области управления проектами.

Компания «Богданов и Партнеры» активно работает с крупнейшими компаниями России и является технологическим лидером в области внедрения Microsoft Project. Специалистами компании разработан ряд продуктов, расширяющих функциональность Microsoft Project Professional и Microsoft EPM, которые используются во всем мире. Один из продуктов компании получил первое место на международном конкурсе, проводимом Microsoft среди партнеров.

Генеральный директор компании «Богданов и партнеры» Вадим Богданов принял участие в бета-тестировании Microsoft Office Project 2007, и был награжден гран-при за обнаружение «наиболее критичной ошибки» (Most Critical Bug”) в системе. Всего в бета-тестировании участвовало, по разным данным, более 4 млн. человек.