Компания «ИнжГео» совершенствует процесс управления проектированием за счет применения платформы Microsoft Project 2003 и дополнительных модулей расширения.

Научно-исследовательский проектно-изыскательский институт «ИнжГео» ведет большое количество проектов. Для обеспечения четкого контроля над реализацией проектов на каждом этапе их выполнения требуется специализированная система. В качестве основы для ее построения специалисты компании выбрали платформу Microsoft Project, которая впоследствии подверглась модернизации и расширению дополнительными модулями.

Ситуация

ЗАО НИПИ «ИнжГео» занимает лидирующие позиции в области инженерных изысканий и проектирования объектов топливно-энергетического комплекса и жилищно-гражданской инфраструктуры. В работе постоянно находятся более 100 проектов, различающихся по видам деятельности (выполнение изысканий, составление проектно-сметной документации, авторский надзор, создание специального программного обеспечения и т. д.), а также срокам (от одного месяца до нескольких лет), сложности и объему. Часть заказов ведется с привлечением субподрядных организаций, число которых может достигать полутора десятков.

Кроме того, нередки ситуации, когда проект одновременно выполняется в нескольких территориально удаленных подразделениях компании (например, работы параллельно идут в Восточной Сибири и в Краснодаре, а согласования осуществляются в Москве).

Несмотря на всю сложность проектной деятельности, компания всегда ориентируется на самые высокие стандарты качества. «ИнжГео» располагает штатом квалифицированных сотрудников и использует современное оборудование в совокупности с передовыми программными продуктами. Непосредственное управление проектами на предприятии давно обеспечивается средствами Microsoft Project. Однако в последнее время все чаще стала возникать потребность в дополнительных утилитах, расширяющих функциональность базовой платформы.

«В определенный момент мы поняли, что для успешного управления проектной деятельностью нам необходимо применить подход «сверху–вниз». В этом случае главный инженер проекта (ГИП) планирует проект в виде этапов или крупноблочных задач, а затем начальники отделов или руководители групп планируют их детально, укладываясь в сроки и объем трудозатрат, назначенных со стороны ГИП. Конечно, реализация данной методики вполне возможна и с помощью стандартных средств Microsoft Project, но для нашей компании подобный вариант оказался бы слишком сложным и не совсем удобным»  - Оксана Гузиенко специалист по АСУП компании «ИнжГео».

Выбор технологии

Технически задача по доработке системы управления проектами могла быть решена силами ИТ-сотрудников «ИнжГео».

«Программистам нашей компании не раз приходилось заниматься доводкой системы. Ими уже написаны самые разнообразные варианты отчетов, строящиеся на основе информации из базы данных Microsoft Project и расширяющие стандартный инструментарий этого продукта. Разработка велась средствами Microsoft Visual Studio . NET 2003, и единственная сложность заключалась только в том, чтобы найти описание базы данных Microsoft Project и разобраться с её структурой»  - Оксана Гузиенко, специалист по АСУП компании «ИнжГео».

Однако после анализа ситуации, выяснилось, что на рынке уже существует готовый продукт, имеющий необходимую функциональность. Им оказался модуль «Детализатор задач», созданный компанией «Богданов и партнеры», которая специализируется на консультациях и предоставлении технологий в сфере управления проектами.

«Реализация планирования с помощью стандартных инструментов Microsoft Project зачастую достаточно сложна. Мы накопили солидный опыт разработки уникальных решений на базе Microsoft Project и Microsoft Project Server. В тех случаях, когда система не полностью удовлетворяет требованиям заказчика, мы расширяем арсенал ее средств. В частности, наш модуль «Детализатор задач», опосредующий механизм планирования «сверху–вниз», отлично вписался в бизнес-процессы компании «ИнжГео». Он подразумевает использование технологии Microsoft Project Web Access (а не Microsoft Project Professional). В результате клиент получает усовершенствованную модель ведения проектной деятельности, включая такие преимущества, как детализация назначенных задач одним нажатием кнопки, превращение детализированной задачи в фазу плана проекта и представление ее в виде подзадач» - Вадим Богданов, директор компании «Богданов и партнеры».

Внедрение «Детализатора задач» оказалось экономически более целесообразным. По мнению ИТ-специалистов «ИнжГео», разработка собственного решения отняла бы больше времени, средств и человеческих ресурсов, чем покупка проверенного продукта. Во-первых, это потребовало бы установки полновесных приложений Microsoft Project Professional на компьютеры пользователей, занимающихся детализацией проектов, а значит, вызвало бы необходимость в приобретении дорогостоящих лицензий и обучении персонала. Во-вторых, пришлось бы крайне четко регламентировать и описывать процесс планирования, а также проводить тонкую настройку прав доступа к системе.

Решение

Совместное ведение территориально разрозненных проектов, централизованный учет и мониторинг используемых ресурсов – эти и другие задачи стали причиной для модернизации системы управления проектами. С ее помощью руководство компании планировало реализовать такие функции, как календарное планирование программы проектов, контроль выполнения проектов, оценка объема работ, создание единого хранилища документов с возможностью просмотра последних изменений и быстрым поиском нужной информации, автоматическое формирование разных видов отчетности, моделирование ситуаций «что, если» и анализ полученных вариантов, ведение административных проектов и т. д. После перехода на последнюю версию системы – Microsoft Project Server 2003 – многие из описанных идей, включая детализацию проекта до уровня заведующего небольшой группой, удалось претворить в жизнь.

«Предыдущая версия не предоставляла требуемую функциональность. В ней отсутствовала возможность интеграционной надстройки Outlook для Project Server. Ей также не хватало интеграции между службой Windows SharePoint Services и Microsoft Project Server, что не позволяло использовать порталы для хранения документов проекта. Модернизация системы привела к снижению количества временных и материальных ресурсов, затрачиваемых на выполнение проектов, что не замедлило сказаться на повышении эффективности работы всей компании и увеличении прибыли. Решение оказалось очень удобным. Благодаря чему сократилось время на поиск нужной информации и бумажный документооборот. Хождение по кабинетам для передачи документов теперь в прошлом. Большая часть отчетности формируется автоматически. Например, спорные вопросы о выплате сверхурочных решаются путем быстрой распечатки отчета из Microsoft Oultook Web Access»  - Оксана Гузиенко, специалист по АСУП компании «ИнжГео».

«Более всего хотелось бы отметить великолепную масштабируемость Microsoft Project и отлично разработанные инструкции к нему. Изучение этой технологии мы начинали еще с Microsoft Project 2002. В процессе работы неоднократно доводилось переносить часть сервисов этого комплекса с одной машины на другую, собирать их вместе или распределять нагрузку по различным серверам в сети. Даже такие сложные операции проходили без ошибок и были абсолютно прозрачны для наших тестеров. Подобные промежуточные итоги дают нам стопроцентную уверенность в том, что в будущем при необходимости увеличения мощности системы или перевода одного из ее модулей на новый сервер мы сделаем это быстро и абсолютно незаметно для пользователей»  - Валерий Гусев, заведующий группой системной и аппаратной поддержки отдела ИТ компании «ИнжГео».

Использование единой технологии для Microsoft SharePoint Portal Server 2003 и Microsoft Project Server 2003 позволило значительно стандартизировать среду работы в интранете «ИнжГео», а также ускорить обучение новых сотрудников и разделить контентное и техническое администрирование системы. В настоящее время за дизайн и наполнение порталов отвечают сотрудники соответствующих подразделений, поскольку данные обязанности не требуют какой-либо специальной подготовки. За техническим состоянием системы в целом следит один сетевой администратор. То же самое относится и к Microsoft Project: шаблоны проектов и документов подготавливают и публикуют специалисты планово-экономического отдела совместно со службой качества «ИнжГео», а развитием системы (внедрением новых возможностей, таких как аналитика, моделирование и пр.) занимается всего один специалист АСУП.

Результаты

«По сравнению с другими программами этой же категории Microsoft Project позволил организовать наиболее удобную модель совместной работы по проектам»  - Николай Бутурлакин, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнжГео».

В результате модернизации системы управления проектами компания получила следующие преимущества:

• после перехода на электронные версии документов, предоставляемых в общий доступ на портале проекта, сократилось время, затрачиваемое на утверждение бумаг на различных должностных уровнях, а также, собственно, объем бумажного документооборота;
• благодаря функциям анализа и моделирования появилась возможность точного контроля над ходом проекта и принятия корректирующих мер задолго до возникновения проблем. Кроме того, значительно улучшился механизм управления программой проектов;
• увеличилась скорость выполнения проектов за счет четкого управления ими и разграничения доступа к информации.

В перспективе специалисты «ИнжГео» предполагают добавить в систему механизм управления загрузкой ресурсов, а также синхронизировать ее с бухгалтерскими и финансовыми программами. Кроме того, рассматривается вариант интеграции с корпоративным ERP-решением.

О партнере

Компания «Богданов и партнеры» была образована известным консультантом по управлению проектами и автором нескольких книг по Microsoft Project Вадимом Богдановым. Основная специализация компании заключается во внедрении методики управления проектами и обеспечении ее технологической поддержки на основе лучших компьютерных технологий, представленных сегодня на рынке (Microsoft Enterprise Project Management, Microsoft SharePoint Server, Microsoft Office System 2003 и т. д.).

Компания «Богданов и партнеры» имеет большой опыт в организации корпоративных тренингов и предлагает обучение для разных групп пользователей: руководителей подразделений, сотрудников проектного офиса, менеджеров проектов, сотрудников отделов кадров, администраторов системы управления проектами.

С 2002 года и по сегодняшний день компания «Богданов и партнеры» является одним из лидеров в области внедрения технологий для управления проектами на базе Microsoft Project. Первые публичные представления в России решений на базе Microsoft Enterprise Project Management 2002 и 2003 были сделаны именно Вадимом Богдановым. Среди клиентов компании – крупные государственные структуры и частные компании из разных секторов экономики.